<< Click to Display Table of Contents >> Navigation:  Grunnlagsdata > Grunnlagsdata - Boligselskaper og boligsameie > Boligselskap og boligsameie - eksport og import

Funksojnen for boligselskap og boligsameie inneholder eksport- og importmuligheter for flere av tabellene.

Funksjonene bygger på følgende grunnfunksojnalitet som gjelder for alle former for import og eksport i denne funksjonen:

Trinn 1: Eksport av data til Excel

Velg et skillekort med data som man ønsker å importere eller som man ønsker å redigere i Excel.

Uansett om et skillekort inneholder data eller ikke, brukes denne funksjonen for å skape en importfil i riktig format. Det anbefales alltid at man starter med dette trinnet slik at man har en eksportfil av korrekt format.

Dersom det er data på skillekortet, vil disse bli en del av eksportfilen.

Det vil automatisk komme et forslag til navn på filen, og plassering av denne. Dette er imidlertid noe som man kan endre. Nanv og plasserng på denne filen vil bli husket av Visma Finale Årsoppgjør frem til man lukker klienten.

Trinn 2: Redigering av data i Excel-regnearket

Data redigeres deretter i Excel. Her kan det brukes klipp og lim dersom man har data i andre regneark eller tabeller.

Pass på at datoer skrives i korrekt format dersom datoer er en del av de dataene som man ønsker å registrere.

Dersom fødselsnumre med innledende nuller vises med kun 10 sifre, så er ikke dette et problem, og Visma Finale Årsoppgjør vil alltid legge til en innledende null i fødselsnumre med kun 10 sifre.

Trinn 3:

Data kan deretter importeres ved å trykke på importknappen i verktøylinjen. Programmet husker navn og plasserign av filen, slikat det er enkelt med import. Impåort fra Excel er i to trinn, der man først får se innholdet, før man importerer det.

Dersom man gjør endringer i oppsett av programmet, slik at antall kolonner i skjermbildet man har eksportert fra endrer seg i tiden frem til importen foretas, kan det skje at programmet nekter å foreta import av data fordi det ikke er match mellom tabellen i skjermbildet og tabellen i importfilen.

Om de enkelte skillekortene

Nedenfor er det gitt informasjon om eksport, redigering i Excel og import fra Excel for de enkelte skillekortene:

Skillekortet "Registrere faste opplysninger"

Her kan man foreta import av boenhetene ved første gangs registrering av boligselskapet eller ved senere endringer.

Andelsumnneret i kolonne 1 er nøkkelen til identifikasojn av leiligheter ved import som inneholder eksisterende leiligheter.

Det er ikke mulig å endre andelsnummeret til boenhetene (første kolonne) ved import.

Import vil kun legge til nye boenheter og ikke slette eksisterende eksisterende boenheter.

Skillekortet "Registrere eiere"

Identifikator ved import av eiere er fødselsnummer / organisasjonsnummer, ogh dette kan derfor heller ikke endres ved hjelp av import av data.

Ved første gangs import kan man også registrere leilighetsnummer i første kolonne, slik at man enkelt kan opprett eet eierforhold til en leilighet ved hjelp av imortfunksjonen for eiere. Dersom en eier har eierandel i flere leiligheter, kan man adskille hver leilighet med komma i cellen for leilighetsnummer i Excel.

For å imporetere eierforhold pr 01.01. også, så må dette angis ved import. Hvis avkryssing for dette ikke er satt, vil kun imformasjon om eierne bli importert, som endret navn og adresse mv.

Skillekortet "Fordeling på boenheter"

Dette skillekortet inneholder fordeling av de totalbeløpene som fordeles etter fordelingsnøkkelen på hver leilighet angitt under skillekortet "Registrere faste opplysninger".

Dersom man importererer data til dette skillekortet, vil valget "Direkte registrering/overstyrt fordeling av boenheter" bli satt.

Import av data vil oppheves ved å fjerne avkryssing for "Direkte registrering".

I denne importfunksjonen er det også mulig å importere data om de enkelte leiligheter, slik at leiligheter blir opprettet og leilighetsopplysninger blir importert. For å åpne denne muligheten, må det krysses av for dette når man foretas import. Hvis dette ikke angis, importeres det bare data til beløpskolonnene på de leilighetene som allerede eksisterer.

Skillekortet "Fordeling på eierforhold"

Dette skillekortet inneholder oversikt over alle eierforholdene med både identifikasojn av andelsnummer (boenhet) og fødsels-/org.nre. (eier) samt navn og adresse på eiere. Her kan det registrere kjøp og salg direkte i Excel samt fordelingsnøkkel internt på den enkelte leilighet.

Det er også mulighet til å overstyre og endre beløpene direkte, men dersom man gjør det, må det krysses av for det under import, ellers blir beløpskolonnene ignorert.

Dersom det mangler eiere i oversikten over eiere, så blir eieren opprettet automatisk.

Viktig: Denne importen vil slette alle eierforhold som ikke er i listen, slik at det her forventes en komplett import av eierforhold.

Skillekortet "Fordeling av individuell gjeld"

Dette skillekortet vises kun dersom det er angitt individuell nedbetaling av fellesgjeld.

Skillekortet viser den enkelte boenhet, med mulighet til å angi beløp for gjeld 01.01, ny gjeld i året, avdrag i året samt årets renter for denne individuelle gjelden.

Her kan man derfor eksportere verdier slik de er pr. 01.01. og registrere eller fordle avdrag og renter ved ghjelp av Excel, og deretter importere listen tilbake til programmet.

Se også:

Grunnlagsdata - Boligselskaper og boligsameie

Boligselskap og boligsameie - individuell nedbetaling av fellesgjeld